规章制度
南安国光中学学校档案管理暂行办法
第一章 总则
第一条 为了加强我校档案和科学管理,加快实现档案工作的规范化、标准化、现代化,提高档案工作的质量,维护档案的完整与安全,充分发挥档案的作用,使之更好地为学校教育、教学工作服务,根据《中华人民共和国档案法》特制定本办法。
第二条 学校档案是指学校在教育实践和管理工作中形成的,具有保存和利用价值,并经过收集、整理和各种文字、图表、声像等不同形式和载体的文件资料,包括文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案等,它们是学校教学、教学研究及教学管理工作的真实记录和原始凭证,是国家档案的重要组成部分。
第三条 学校档案工作是学校各项工作的有机组成部分,是维护学校历史真实面貌的一项重要工作。
第四条 学校档案工作要坚持集中统一管理的原则,确保各类档案的完整与安全,实现档案的综合管理和有效利用。
第二章 档案管理体制、任务
第五条 学校由一名学校领导分管档案工作,加强对档案工作的领导,并将之视为本单位加强教学管理的一项业务基础建设,纳入学校领导工作的议事日程。
第六条 学校建立综合档案室。学校综合档案室是学校档案工作的职能管理部门,负责统筹、协调、组织、统一管理学校的档案工作。
第七条 学校的档案工作受学校办公室领导,在业务上受上级主管部门和同级地方档案行政管理部门的指导和监督。
第八条 档案部门的主要任务
1. 宣传贯彻《档案法》和国家档案行政管理部门有关档案工作的法规、规章,建立和健全档案管理制度。
2. 指导和监督学校各部门做好各类文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。
3. 集中统一管理学校各种门类的档案和资料。
4. 积极开展档案的利用工作,为各项教学教研和管理工作服务。
5. 组织安排对超过保管期限的档案进行鉴定。
6. 办理领导交办的其它有关的档案进行鉴定。
第九条 学校配备适应档案工作需要的专(兼)职档案干部,并保持相对稳定。档案人员应定期参加业务培训,在专业技术职务评聘中,按国家有关规定,档案人员和教学业务人员享受同等待遇。
第三章 文件材料的形成与归档
第十条 学校根据国家法规和有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。
第十一条学校各项活动中形成的文件材料由形成部门指定兼职档案工作人员负责收集、整理、立卷,向档案室移交。移交时,交接双方应办理移交手续,编制移交目录一式二份,档案室要认真验收,确保案卷质量。
第十二条学校文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入教学、管理等各项工作程序和各项活动的工作计划,列入学校有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制,并作为对各部门及有关人员考核的一项内容。
第十三条学校编制文件材料的归档范围。具体归档范围可参照附件一。
第十四条归档的文件材料必须完整、标准地反映教学、管理等各项活动的真实内容和历史过程,符合文件材料的形成规律。
第十五条归档的文件材料必须是原件,做到格式规范,字迹清晰,书写材料经久耐用,载体优良。
第十六条学校自成文件应保存一式二份,一份连同底稿按规定整理立卷,一份按文件顺序号整理立卷。
第十七条归档时间
学校的各类档案的归档时间要根据文件材料的形成规律,保证其齐全完整而定。文书档案一般于次年度6月底前由各部门组卷后向档案室移交;教学档案由教学部门于寒假前将上一学年度应归档的文件材料组卷后向档案室移交;科研、基建、设备档案可按项目完成的时间归档;会计档案在形成部门保管一年后向档案室移交。
第十八条学校综合档案室要对学校各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。
第四章 档案管理
第十九条 学校根据国家和有关部门档案分类编号的规定,编制学校档案分类编号办法。具体办法可参照附件二。
第二十条 学校归档的案卷要做到分类组卷合理,保管期限准确,标题简明确切,字迹整洁。
第二十一条 档案保管
1. 档案保管必须有专用库房,库房内应保持适宜的温度,要有防盗、防火、防虫、防潮、防尘等安全设施,确保档案的安全,库房面积要适宜档案数量的需要。
2. 存放档案必须有专用的铁柜、架,数量要充足、适用,排架方法要科学和便于查找。
3. 要定期检查档案的保管情况,做好清理核对工作,做到账、物相符。做好检查记录,对破损或字迹褪变的档案,要及时进行修补和复制。
第二十二条 学校根据国家有关规定,制定学校《档案保管期限表》,定期对档案进行鉴定,对已失去保存价值的档案予以销毁。销毁档案要造具清册,提出销毁报告,经学校领导审批,并报送有关机关备案。销毁档案时要严格执行保密规定。
第二十三条 学校建立健全学校档案统计工作制度,做好档案种类及其数量、档案移出移进情况的登记、统计工作。档案统计的数字要清晰、准确。
第二十四条 档案的移交
1.学校按国家有关规定定期向档案馆移交需永久、长期保管的档案,交接手续需清楚。
2.学校档案工作人员调动时,须在办好档案移交手续后,经校领导及有关部门审核同意,方可调离工作岗位。
第五章 档案信息开发利用
第二十五条 学校要做好档案信息开发利用工作,充分发挥档案在教育教学工作中的作用。
第二十六条 学校要建立必备的档案检索工具,编制案卷目录、卷内文件目录、专题目录等,以满足利用者的需要。
第二十七条 学校要对档案信息进行加工整理,收集并编制基础数字汇编、大事记、组织沿革及有关编研材料。
第二十八条 学校应建立健全档案利用手续,填写《档案借阅登记薄》和《档案利用效果登记簿》,搞好利用效果反馈,收集利用实例。
第六章 奖惩
第二十九条 学校对于档案的收集、整理、保护、提供利用等方面成绩突出的部门和个人按照《档案法》的有关规定给予表彰和奖励。
第七章 附则
第三十条 本规定自下发之日起施行。
第三十一条 本办法由校长办公室负责解释。
附件一:
南安国光中学档案归类类目及保管期限
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文 书 档 案 |
党 群 类 |
党 务 |
1 |
上级党委下发的关于学校开展党支部工作情况的通知、规定。 |
长期 | ||||
2 |
本校党支部改选工作意见及改选结果,上级党委批复 |
永久 | |||||||
3 |
启用本校党支部印信的通知 |
永久 | |||||||
4 |
本校党支部年度(或学年度)工作计划、总结和重要工作报告、汇报 |
长期 | |||||||
5 |
本校支委会、党员大会记录 |
永久 | |||||||
6 |
本校党员名册、党员、党组织统计年报表 |
永久 | |||||||
7 |
本校党员教育、民主评议材料 |
重要的 |
长期 | ||||||
一般的 |
短期 | ||||||||
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8 |
党组织发展党员工作的意见、报告、上级对发展党员的预审、批复、转正通知 |
永久 | ||||||
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9 |
本校党组织和党员评先创优活动材料 |
市级以上 |
永久 | |||||
县级以下 |
长期 | ||||||||
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10 |
本校党员违纪处分报告和上级党委的批复 |
永久 | ||||||
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11 |
本校教职工复查,改正结论报告和上级党委批复 |
永久 | ||||||
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12 |
党的纪检工作意见、报告及有关材料 |
长期 | ||||||
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13 |
本校党员组织关系转移介绍信、存根 |
长期 | ||||||
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14 |
本校党费收、缴、支出凭证材料 |
短期 | ||||||
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15 |
本校民主党派成员名单、自然情况 |
长期 | ||||||
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16 |
党员积极分子思想汇报、积极分子名单 |
短期 | ||||||
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17 |
群众来信来访记录及处理意见、结果 |
有上级或本校领导人重要指示和处理结果的 |
长期 | |||||
一般的 |
短期 | ||||||||
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工会 |
1 |
本校工会工作计划、报告、总结、会议记录 |
长期 | |||||
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2 |
本校工会干部、免职报告、批复 |
永久 | ||||||
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3 |
本校工会动员名册、工会会员转移介绍信及存根 |
长期 | ||||||
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4 |
本校工会统计报表 |
年度的 |
永久 | |||||
季、月报 |
短期 | ||||||||
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5 |
本校召开教代会工作打算、总结、会议议程、章程、决议、议案处理、发言稿等 |
永久 | ||||||
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6 |
本校工会会员福利和困难补助、休养等有关材料 |
短期 | ||||||
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7 |
关于工会工作的上级文件 |
短期 | ||||||
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8 |
妇委会成立及妇女干部名单 |
长期 | ||||||
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团队 |
1 |
本校团委、学生会工作年度(或学年度)计划、总结 |
长期 | |||||
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2 |
本校团委、支部建立、改造、增补委员报告和团委批复 |
长期 | ||||||
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3 |
本校各届团委、学生会干部名册 |
长期 | ||||||
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4 |
本校团委会议记录 |
长期 | ||||||
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5 |
本校发展团队工作、离团工作有关统计报表及有关材料 |
长期 | ||||||
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6 |
本校共青团组织关系转入介绍信和转出存根 |
长期 | ||||||
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7 |
本校有关团员处分报告和团委批复 |
长期 | ||||||
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8 |
共青团市委命名和表彰优秀团员、团干部及先进集体登记表和有关材料 |
长期 | ||||||
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9 |
本校团委、学生会活动形成的其它材料 |
短期 | ||||||
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行 政 综 合 类 |
1 |
上级机关下发的有关教育工作,学校管理工作的决定、制度、计划、条例、意见、通知及会议文件等。 |
长期 | |||||
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2 |
本校编制年鉴、大事记 |
永久 | ||||||
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3 |
本校校务日记 |
长期 | ||||||
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4 |
本校校史、组织机构沿革、历届领导人员一览表 |
永久 | ||||||
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5 |
本校学年度工作计划、总结和重要的工作报告 |
永久 | ||||||
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6 |
本校行政会议或校务会议记录 |
永久 | ||||||
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7 |
本校制定的管理制度、条例、岗位责任制等材料 |
长期 | ||||||
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8 |
本校重大活动材料(校庆、校友会、庆教师庆) |
重要的 |
长期 | |||||
一般的 |
短期 | ||||||||
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9 |
本校向上级的报告、请示及上级批复 |
重要的 |
长期 | |||||
一般的 |
短期 | ||||||||
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10 |
本校专项工作的调查、检查、普查材料 |
重要的 |
永久 | |||||
一般的 |
长期 | ||||||||
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11 |
本校外事接待工作形成的有关材料 |
重要的 |
长期 | |||||
一般的 |
短期 | ||||||||
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12 |
各类报刊登载有关本校情况的通讯报道和上级领导对本校的重要题词 |
重要的 |
永久 | |||||
一般的 |
长期 | ||||||||
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13 |
本校发生各种事故报告和有关材料 |
重要的 |
永久 | |||||
一般的 |
长期 | ||||||||
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14 |
本校有关安全、保卫工作材料 |
短期 | ||||||
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15 |
本校行政证明、介绍信存根 |
长期 | ||||||
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16 |
本校接受援助项目、协议书与有关单位签订的合同等文件材料 |
永久 | ||||||
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17 |
本校教育基金会、校友会管理活动形成文件材料 |
重要的 |
永久 | |||||
一般的 |
短期 | ||||||||
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18 |
本校校刊 |
长期 | ||||||
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19 |
婚期登记、计生报表 |
长期 | ||||||
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人事教育类 |
1 |
上级机关有关人事、工资、福利、机构问题的规定、办法、通知 |
长期 | |||||
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2 |
上级机关对本校人员编制、干部任免的文件材料 |
永久 | ||||||
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3 |
本校行政关于机构设置、撤并、名称更改、启用印信的请示、报告和上级批复、通知 |
永久 | ||||||
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4 |
本校任免内部机构负责人的文件材料 |
长期 | ||||||
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5 |
本校教职工名册、履历表及劳动工资年报表 |
永久 | ||||||
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6 |
本校校级历届领导、中层干部、年段长、教研组长名册 |
长期 | ||||||
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7 |
本校评选各种先进集体、先进个人材料 |
市级以上 |
永久 | |||||
县级以下 |
长期 | ||||||||
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8 |
本校教职工犯错误处分材料 |
长期 | ||||||
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9 |
本校教职员工录用、转正、晋升、调资、评定职称材料、花名册 |
永久 | ||||||
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10 |
本校人员调动、离退休人员报告、批复、通知 |
长期 | ||||||
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11 |
本校教职工调动介绍信、存根及有关审批表 |
长期 | ||||||
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12 |
本校教职工离退休名册和改变待遇审批表 |
长期 | ||||||
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13 |
本校教职工教龄荣誉证书名册 |
长期 | ||||||
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14 |
本校教职工申请出国、出境材料 |
长期 | ||||||
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15 |
本校教职工申请离职、辞职材料 |
长期 | ||||||
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16 |
本校教师支援外省市及郊县等有关材料 |
短期 | ||||||
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17 |
本校职改领导小组、评审小姐建立的请示、批复、评审会议记录、计划、总结等 |
长期 | ||||||
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18 |
本校教职工职称申请表 |
长期 | ||||||
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19 |
各系列专业技术职务评审结果的批复、名册 |
永久 | ||||||
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20 |
发放专业技术职务资格证书名册、聘任名册 |
长期 | ||||||
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21 |
有关职改工作中形成的查考、利用价值的文件材料 |
长期 | ||||||
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22 |
本校聘用退休工人、代课教师审批表及有关材料 |
短期 | ||||||
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23 |
本校教职工考勤记录 |
短期 | ||||||
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24 |
本校关于人代会代表推荐材料 |
长期 | ||||||
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25 |
本校名民主党派、少数民族名册、统计报表及港、澳、台、国外亲属名册 |
长期 | ||||||
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26 |
本校校办工厂领导任免职的报告、批复 |
永久 | ||||||
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27 |
校办工厂成立的报告及上级主管部门的批复 |
永久 | ||||||
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28 |
校办工厂聘用(请)技术人员及工人的合同、协议书、受聘人员名单及有关文件材料 |
长期 | ||||||
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29 |
校办工厂职工名单 |
长期 | ||||||
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财 务 工 作 类 |
1 |
财务年度工作计划、总结 |
长期 | |||||
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2 |
本校职工工资名册 |
长期 | ||||||
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3 |
本校固定资产统计表 |
永久 | ||||||
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4 |
本校财产清单(仪器设备、图书、体育用具、办公用具)、移交清册 |
永久 | ||||||
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5 |
本校教职工困难补助 牧 |
短期 | ||||||
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6 |
上级主管部门下发的关于学校校财务管理等文件材料 |
重要长期 | ||||||
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7 |
上级教育、财政部门下达费,批复等材料 |
一般短期 | ||||||
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8 |
校办工厂清仓核资工作的报告、清册 |
长期 | ||||||
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9 |
学校审计工作形成文件材料 |
重要长期 | ||||||
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10 |
本校教职工独生子女名单及分发独生子女费记录等材料 |
长期 | ||||||
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11 |
本校死亡人员的抚恤记录 |
短期 | ||||||
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基建房产工类 |
1 |
本校校园(舍)概况(即校舍建设的改革) |
永久 | |||||
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2 |
本校校园(舍)平面图 |
永久 | ||||||
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